Kreiranje novog dokumenta u OWIS sistemu

Kreiranje novog dokumenta u OWIS sistemu obuhvata dva osnovna koraka: dodjelu metapodataka dokumentu te njegovo prilaganje kao datoteke u sistem. Ovaj proces osigurava da svaki dokument bude pravilno kategorizovan i lako pretraživ.

Korak 1 (Upis podataka):

1

Unos naziva dokumenta

Unesite naziv dokumenta koji jasno opisuje sadržaj i svrhu dokumenta.

2

Odabir tipa dokumenta

Na početku, odaberite tip dokumenta iz padajućeg menija. Tip dokumenta određuje grupu metapodataka koja će biti potrebna.

3

Grupe dokumenta

Ako je primjenjivo, dokument možete klasificirati u specifične grupe koje pomažu u daljem razvrstavanju i pristupu dokumentima.

4

Opis dokumenta

Unesite kratak opis koji pruža dodatne informacije o dokumentu i njegovom kontekstu.

5

Redni broj dokumenta

Ako sistem omogućava ručni unos rednih brojeva, unesite odgovarajući redni broj za dokument. Ova opcija je korisna u organizacijama koje imaju specifične zahtjeve za numeraciju dokumenata.

6

Broj dokumenta

Broj dokumenta često se generiše automatski, ali ako postoji opcija ručnog unosa, ovdje ga možete specificirati.

7

Snimanje metapodataka

Nakon što unesete sve potrebne informacije, kliknite na "Snimi" kako biste sačuvali metapodatke. Ovo ne prilaže dokument, već samo sprema unesene informacije.

Unos podataka dokumenta

Korak 2 (Prilaganje dokumenta):

1

Prilaganje datoteke

Nakon što su metapodaci sačuvani, možete pristupiti opciji za prilaganje dokumenta. Ovo se obično nalazi u novom prozoru ili na panelu koji se aktivira nakon snimanja metapodataka.

2

Odabir datoteke

Kliknite na "Zalijepi" ili "Odaberi datoteku", ovisno o dizajnu interfejsa vašeg OWIS sistema.

3

Učitavanje datoteke

Odaberite datoteku s vašeg računara ili mrežnog resursa koju želite priložiti. Datoteka može biti u bilo kojem formatu koji sistem podržava (npr. PDF, DOCX, TXT).

4

Finalizacija

Nakon što je datoteka učitana, potvrdite prilaganje klikom na odgovarajuće dugme. Ovime je dokument kompletno kreiran i spreman za korištenje unutar sistema.

Prilaganje dokumenata

Ovaj proces omogućava precizno i efikasno upravljanje dokumentima, osiguravajući da su svi dokumenti ispravno indeksirani i dostupni korisnicima koji imaju odgovarajuće dozvole pristupa.