Identifikacija poslovnih problema i prilagođavanje procesa za OWIS

Koji su procesi idealni za OWIS – i zašto?

Oblast poslovnih procesa je raznolika i nije svaki proces pogodan za svaki sistem upravljanja procesima. OWIS, sa svojim sposobnostima, ističe se kao sistem dizajniran za upravljanje specifičnim vrstama procesa. Razumijevanje nijansi ovih različitih procesa i kako se oni usklađuju sa funkcionalnostima OWIS-a je suštinski važno za bilo koju organizaciju koja teži iskoristiti automatizaciju za poboljšanu efikasnost.

Pogodni procesi za automatizaciju

Kada razmatramo OWIS za automatizaciju procesa, prvo treba identificirati indikatore problema u upravljanju koje sistem može efikasno riješiti. Veliki broj konkretnih predmeta zasnovanih na dokumentima, višestruki akteri uključeni u proces i zahtjev za prikupljanjem informacija u različitim fazama su jasni indikatori. Ovi simptomi sugeriraju da je proces zreo za automatizaciju.

Pri ocjenjivanju pogodnosti poslovnog procesa za OWIS, razmotrite sljedeće kriterije:

• Ponovljivost: OWIS je posebno prikladan za procese s visokim brojem ponavljajućih i rutinskih zadataka. Ovo implicira postojanje strukturiranog poslovanja, gdje OWIS može značajno smanjiti trud i minimizirati rizik od ljudske greške, automatizacijom ovih zadataka. Procesi koji se odvijaju rijetko ili koji zahtijevaju više stepeni slobode u odlučivanju, možda nisu idealni za automatizaciju kroz OWIS.

• Procesi zasnovani na dokumentima: OWIS je u potpunosti prilagođen upravljanju procesima koji obiluju rukovanjem dokumentima, kao što su odobravanja i ciklusi pregleda. Njegova sposobnost da upravlja predmetima zasnovanim na dokumentima dolazi do izražaja u procesima koji uključuju frekvenciju ljudskih odluka, komentarisanja dokumenata i prikupljanja informacija, čineći ga idealnim za takve procese.

• Ljudske tačke odlučivanja: OWIS je dizajniran da podrži procese vođene ljudskim aktivnostima, omogućavajući korisnicima ne samo da budu dio sistema već i da preuzmu uloge u kojima mogu donositi odluke ili upravljati predmetima. Sistem podstiče ljudsko odlučivanje unutar automatizovanog toka, omogućavajući fluidnu interakciju među korisnicima.

• Potrebe za saradnjom: OWIS omogućava efikasniju saradnju između odjeljenja kroz integraciju različitih faza obrade predmeta, čime se osigurava visok nivo transparentnosti. Ovo je posebno važno u procesima koji zahtijevaju koordinaciju i razmjenu informacija među više timova, gdje OWIS služi kao centralni hub za sve aktivnosti.

• Regulatorna usklađenost: Za procese podložne strogom regulatornom nadzoru, OWIS nudi robustne mehanizme za audit-tragove, provjere usklađenosti i izvještavanje. Sposobnost definiranja pravila u skladu s regulativom unutar OWIS-a čini ga iznimno korisnim alatom za održavanje usklađenosti s važećim zakonskim okvirima.

Dobra vs Loša prilagodljivost za OWIS

OWIS sistem se ističe u strukturiranim okruženjima gdje procesi uključuju veliki broj učesnika i obiman protok dokumenata koji prate jasno definisane obrasce. Na primjer, javne institucije koje komuniciraju sa građanima putem formalnih dopisa nalaze ogromnu korist u OWIS-u. Formalizacija ovakvih procesa omogućava brzu i efikasnu obradu zahtjeva građana, žalbi ili bilo koje vrste službenog dopisivanja, osiguravajući da svaki dokument bude pravilno zabilježen, obrađen i arhiviran u skladu s propisima.

S druge strane, procesi koji obuhvataju nisku frekvenciju instanci ili su upravljani od strane malog broja ljudi možda nisu idealni za OWIS. Kreativni procesi, poput razvoja marketinških kampanja ili dizajniranja novih proizvoda, koji zahtijevaju visok stepen fleksibilnosti i kreativnog unosa, mogu pronaći strukturirani pristup OWIS-a previše ograničavajućim.

Karakteristike dobrog procesa za implementaciju u OWIS sistemu:

• • Visoka količina: Procesi koji redovno rukuju velikim obimom zadataka ili dokumenata koji prate te procese.

  • Višestruki akteri: Predmeti koji zahtijevaju unos ili aktivnosti raznih nivoa unutar organizacije.

  • Praćenje informacija: Procesi koji zahtijevaju hvatanje i snimanje informacija u više faza.

  • Regulatorna usklađenost: Predmeti koji moraju biti u skladu sa strožim regulatornim zahtjevima.

Primjeri dobrih procesa za OWIS:

• • Upravljanje opštom poštom: Upravljanje dolaznom i odlaznom poštom, osiguravanje pravovremenih odgovora i održavanje evidencija.

  • Obrada ulaznih faktura: Od prijema do plaćanja, uključujući višestepene rute odobravanja i finansijsko vođenje evidencije.

  • Upravljanje odsustvima: Obrada zahtjeva za odsustvo, odobravanja i praćenje prisustva zaposlenih.

  • Upravljanje životnim ciklusom ugovora: Nadgledanje kreiranja ugovora, pregovora, odobravanja, obnove i arhiviranja.

Karakteristike “lošeg” procesa za implementaciju u OWIS sistemu:

• • Niska količina: Procesi koji se dešavaju rijetko, sa minimalnim zadacima ili dokumentima za upravljanje.

  • Ograničeni akteri: Predmeti koji su upravljani od strane vrlo malog tima ili pojedinca, smanjujući potrebu za alatima i opsežnom dokumentacijom.

  • Visoki zahtjevi za kreativnošću: Procesi koji zahtijevaju visok nivo kreativnog unosa, fleksibilnosti i prilagođavanja u izvršenju, što može biti ograničeno strukturiranim sistemima procesa.

  • Ad-hoc procesi: Scenariji gdje se zadaci i odluke donose na osnovu svakog pojedinačnog slučaja bez dosljednog toka ili strukture.

  • Jednostavno upravljanje zadacima: Projekti ili zadaci koji zahtijevaju minimalne korake i nadzor, potencijalno čineći sveobuhvatne funkcije OWIS-a nedovoljno iskorištenim.

Primjeri “loših” procesa za OWIS:

• • Brainstorming i razvoj ideja: Procesi fokusirani na kreativno razmišljanje i generisanje ideja, koji često nemaju definisanu strukturu ili sekvencu.

  • Upravljanje malim projektima: Projekti koje upravlja pojedinac ili mali tim gdje kompleksnost i obim zadataka ne opravdavaju sveobuhvatan sistem upravljanja predmetima.

  • Ad-hoc upiti korisničke podrške: Interakcije s klijentima koje zahtijevaju trenutne i raznovrsne odgovore, u zavisnosti od jedinstvenih potreba svakog upita.

  • Prototipiranje u istraživanju i razvoju: Aktivnosti istraživanja i razvoja fokusirane na eksperimentisanje i prototipiranje, gdje je proces visoko iterativan i nedostaje predvidljiv obrazac.

Centralna uloga predmeta u OWIS-u

U srži OWIS filozofije leži inovativan pristup obradi poslovnih procesa, stavljajući "predmet" kao temeljni okvir oko kojeg se sve odvija. Za razliku od tradicionalnih sistema koji proces kreiraju direktno oko sadržaja - bilo da je to dokument ili forma - OWIS prvo formira "predmet", konceptualnu "ljusku" koja postaje vozilo kroz koje se sadržaj provlači i obrađuje prema definiranom procesu. Ovaj jedinstven pristup nudi višestruke prednosti, ključne za efikasnost i strukturu u upravljanju procesima:

• • Jasna struktura: Kreiranjem predmeta kao osnove, OWIS osigurava čvrstu i jasno definiranu strukturu oko koje se proces odvija. To značajno olakšava razumijevanje i upravljanje procesima, pružajući stabilnu osnovu za daljnje akcije, naročito kada dođe do pregleda svih procesa u radu, tj. predmeta u obradi.

  • Grupisanje sadržaja: Predmet omogućava grupisanje raznovrsnog sadržaja, uključujući višestruke dokumente i forme, koji zajedno čine jedinstveni proces. Ovo grupisanje poboljšava organizaciju i preglednost, omogućavajući lakši pristup i upravljanje svim relevantnim informacijama na jednom mjestu.

  • Dodavanje sadržaja tokom obrade: Kroz proces obrade predmeta, korisnici mogu dodavati nove dokumente i forme, čime se omogućava fleksibilnost i prilagodljivost tokom cijelog životnog ciklusa predmeta. Svaki dodani element postaje integralni dio predmeta, olakšavajući praćenje i reviziju procesa.

  • Intuitivnost i smanjenje unosa: Iako na prvi pogled pristup može izgledati manje intuitivan, zato što zahtijeva inicijalno definisanje "predmeta" prije nego što se doda sadržaj, OWIS adresira ovu prepreku optimizacijom procesa unosa. Minimalni zahtjevi za definisanje početnih značajki predmeta i intuitivni korisnički interfejs značajno smanjuju složenost i vrijeme potrebno za pokretanje procesa.

  • Dugoročne prednosti: Pregled i obrada procesa postaju znatno efikasniji dugoročno. Sve informacije, akcije i dokumenti su centralizirano upravljani unutar jedinstvenog predmeta, čineći reviziju, izvještavanje i analizu procesa pojednostavljenim i učinkovitijim.

Dakle, iako OWIS pristup zahtijeva korisnike da prvo definiraju "predmet" prije dodavanja sadržaja, ova metoda omogućava organizacijama da ostvare bolju kontrolu, veću transparentnost i efikasniju obradu procesa. Usredsređujući se na prednosti ovog pristupa i minimizirajući početne prepreke kroz unapređen korisnički interfejs, OWIS nudi rješenje koje transformiše kompleksne poslovne procese u upravljive, pregledne i efikasne operacije.