Modul Predmeta: Napredne funkcije

Dodatne forme podataka

Dodatne forme podataka služe kao predlošci za prikupljanje i upravljanje dodatnim informacijama povezanim sa specifičnom entitetom (akcijom ili predmetom) unutar sistema. To su detalji koji nisu pokriveni standardnim poljima i funkcijama već prisutnima u sistemu, ali su bitni za određeni proces ili aktivnost. Na primjer, za predmet, dodatna forma podataka može sadržavati detalje o klijentima, datume sastanaka, interne bilješke itd. Ako je vezan za specifičnu akciju, ovaj obrazac može zabilježiti podatke vezane za fakturu kao što su iznos, broj fakture i valuta. Ovi obrasci mogu se dinamički kreirati i prilagođavati za različite entitete i procese u sistemu. Informacije unesene kroz njih se pohranjuju u bazu podataka i mogu se koristiti u kasnijim predmetima ili izvještajima.

Dokumenti u predmetima

Unutar OWIS modula predmeta, dokumenti su dio dokumentacije predmeta koji su priloženi kroz akcije. Postoji i funkcija za tipizaciju dokumentacije priložene kroz akcije, što znači da se određeni tipovi dokumenata mogu dodati samo na određenim koracima, jednom ili više puta, i mogu biti obavezni. U OWIS-u, pregledi dokumenata su dostupni za PDF i Office suite datoteke, dok se drugi formati mogu priložiti, ali se ne mogu pregledati unutar OWIS-a.

Tipizacija dokumenata u sklopu predmeta

Tipizacija dokumenata je proces definiranja određenog tipa dokumenta koji se može priložiti unutar određenog koraka ili akcije u procesu. Na primjer, u procesu upravljanja fakturama, tokom koraka prijema fakture od dobavljača, može se definisati tip dokumenta nazvan "Faktura". To osigurava da se na tom koraku mogu priložiti samo dokumenti tipa "Faktura", osiguravajući pravilno pohranjivanje i obradu dokumentacije.

Obavezni dokumenti

Kada se dokument smatra obaveznim za određenu akciju ili korak u procesu, proces ne može nastaviti dok se taj dokument ne priloži. To osigurava bitnost dokumenta za kontinuitet procesa i njegova dostupnost je ključna za održavanje kvalitete procesa.

Prilaganje dokumenata predmetima

U OWIS-u, dokumenti se prilažu kao dio dokumentacije predmeta tokom svake akcije. Ako su dokumenti tipizirani, prilažu se samo tamo gdje se očekuju. Za prilaganje dokumenta, kliknite na opciju "Priloži Dokument" u koloni "Podaci Akcije". Nakon odabira željenog dokumenta i spremanja akcije, dokument se pohranjuje unutar te akcije i postaje dio dokumentacije predmeta.

Opcija za prilaganje dokumenata

Opcije izvora dokumenata

Prilikom prilaganja dokumenata kao dio akcije, oni mogu poticati iz različitih izvora. U OWIS sistemu postoji više metoda za prilaganje dokumenata, uključujući s računara klijenta, dokumenata iz drugih predmeta, dokumenata iz modula upravljanja dokumentima, e-pošte, skeniranih dokumenata, faksova s fax servera i specifičnih predložaka. Ova fleksibilnost osigurava raznoliko prilaganje dokumenata za svaku akciju, bez obzira na porijeklo dokumenta.

Verifikacija dokumenata unutar akcija

OWIS nudi mogućnost verifikacije dokumenata unutar akcije od strane korisnika ovlaštenih za verifikaciju dokumenata. Ova funkcija omogućava korisniku da potvrdi da su priloženi dokumenti originalni i važeći za zahtjeve predmeta.