Uvod

Dobro došli u dokumentaciju OWIS sistema. OWIS je integrisano rješenje koje omogućava pojednostavljeno i efikasnije upravljanje procesima (workflow management) i dokumentima unutar vaše organizacije.

Sa svojim naprednim funkcionalnostima i modularnim dizajnom, OWIS pruža intuitivno okruženje za upravljanje, praćenje i distribuciju dokumenata, kako unutar procesa tako i izvan njih.

OWIS sistem osigurava potpunu kontrolu nad svim elementima izvršenja procesa, omogućavajući vam da unaprijedite efikasnost i preciznost u radu.

Pregled

Sistem OWIS je kreiran da zadovolji potrebe upravljanja procesima i dokumentima, nudeći paket alata koji zadovoljava kako osnovne tako i napredne organizacione zahtjeve. Bilo da je cilj pratiti izvršenje poslovnog procesa baziranog na dokumentima ili kreirati i distribuirati dokumente, sistem OWIS pruža rješenje.

Ključne karakteristike

• • Integrisani moduli: U srcu sistema OWIS nalaze se njegovi osnovni moduli - upravljanje predmetima i upravljanje dokumentima. Ovi moduli su dizajnirani da budu prilagodljivi, osiguravajući da se usklade s jedinstvenim procesima i potrebama vaše organizacije.

  • Fleksibilni dizajner procedura: Administratori mogu definisati specifikacije procesa (koji tada postaju procedure), izvršitelje aktivnosti i čak mijenjati procese bez potrebe za promjenama u aplikaciji. Ova prilagodljivost osigurava da kako posao evoluira, tako mogu i procesi, dovodeći do poboljšane efikasnosti i smanjenja operativnih zastoja.

  • Dinamičko kreiranje formi: Modul Dizajner formi omogućava administratorima dizajn i upravljanje formama. Modul podržava različite tipove polja, validaciju i kontrolu formi u produkciji bez potrebe za izmjenama koda.

  • Administrativna kontrola: Sistem posjeduje niz administrativnih modula, koji omogućavaju precizno definisanje sistemskih pravila, prava pristupa korisnika i još mnogo toga. Ovo osigurava da sistem funkcioniše u harmoniji sa strukturom i politikama organizacije.

  • Opsežan mehanizam pretrage: Brzo lociranje dokumenta, detalja o klijentima ili specifičnih faze predmeta sa snažnim sposobnostima pretrage sistema.

OWIS principi i terminologija

OWIS sistem predstavlja rješenje namijenjeno upravljanju procesima i dokumentima unutar organizacije, osmišljeno da omogući korisnicima, administratorima i implementatorima efikasno vođenje i optimizaciju poslovnih aktivnosti. Da bi se postigla visoka razina razumijevanja i uspješna implementacija OWIS sistema, neophodno je upoznati se sa ključnim terminima i filozofijom, koji stoje u temelju ovog sistema.

Proces

Proces u OWIS terminologiji se odnosi na široki okvir poslovne aktivnosti, definisan tokom radnji, učesnika, dokumenata i podataka. Proces je apstraktna kategorija koja obuhvata sve aspekte planirane poslovne aktivnosti, od planiranja do izvršenja. Procesi mogu varirati od jednostavnih do kompleksnih struktura i često su bazirani na dokumentima kao što su dopisi, ulazne fakture ili ugovori, ali mogu uključivati i forme podataka za situacije gdje dokumenti nisu primarni nosioci informacija.

Primjer: Proces "Obrada ulaznih faktura" predstavlja širu poslovnu aktivnost usmjerenu na efikasno praćenje administrativnih aktivnosti vezanih za izmirenje obaveza prema dobavljačima. Elementi ovog procesa mogu biti dokumenti (ključni dokument sama ulazna faktura), prateća dokumentacija (narudžbenice, otpremnice/specifikacije i sl.), koji uključuje veći broj donosioca odluka (neko zaprima, neko odobrava, neko vrši plaćanje), podataka koji se prikupljaju i bitni su kako za informisanje učesnika u procesu, tako i za usmjeravanje toka procesa.

Predmet

Predmet je instanca procesa tokom njegovog izvršenja. To je konkretizacija procesa u praksi, gdje svaki predmet prati određeni set koraka, dokumenata, i akcija koje su definisane procedurom. Predmet je, dakle, specifična manifestacija procesa u radnom okruženju, sa svim relevantnim informacijama i dokumentima koji su vezani za taj konkretan slučaj.

Primjer: U kontekstu procesa "Obrada ulaznih faktura", specifični predmet može biti "Faktura Broj 001" od dobavljača. Ovaj predmet će sadržati sve relevantne informacije vezane za fakturu, uključujući iznos, datum dospijeća, podatke o dobavljaču, i pratiti će korake definisane u proceduri obrade faktura.

Procedura

Procedura je detaljno definisan dijagram toka procesa u OWIS sistemu. Identifikuje ključne elemente procesa kao što su statusi predmeta, koraci (akcije) koji vode promjenu statusa, kao i prava postupanja i formulari koji su povezani sa svakim korakom. Procedura služi kao mapiranje procesa, pružajući vizuelni prikaz kako se predmet kreće od početnog do završnog statusa.

Primjer: Za proces "Obrada ulaznih faktura", procedura bi uključivala korake kao što su "Zaprimanje fakture", "Provjera", "Odobravanje", i "Plaćanje", sa statusima kao što su "Zaprimljena", "U provjeri", "Odobrena za plaćanje" i "Plaćena".

Statusi

Statusi predstavljaju ključne faze ili stanja kroz koja predmet prolazi tokom svog životnog ciklusa unutar procesa. Oni odražavaju trenutno stanje predmeta i omogućavaju korisnicima da na brz i jasan način identificiraju gdje se predmet nalazi u procesu obrade.

Promjena statusa obično je rezultat izvršenja određenih akcija koje preduzimaju učesnici u procesu. Statusi su temeljni za praćenje napretka predmeta i omogućuju efikasno upravljanje tokom procesa.

Primjer: Uzmimo proces "Obrada ulaznih faktura" kao primjer. Statusi unutar ovog procesa mogu uključivati:

• "Zaprimljena" - Faktura je zaprimljena i unesena u sistem, ali još nije obrađena. Ovaj status služi kao početna tačka za predmet i označava da je proces započeo.

• "U provjeri" - Faktura se provjerava u pogledu tačnosti iznosa, usklađenosti sa narudžbenicom i drugih relevantnih detalja. Status "U provjeri" signalizira da se predmet aktivno obrađuje i da su u toku koraci provjere.

• "Odobrena za plaćanje" - Nakon što su sve provjere završene i faktura je odobrena, predmet prelazi u status "Odobrena za plaćanje". Ovaj status ukazuje na to da su svi prethodni koraci uspješno završeni i da je predmet spreman za konačnu fazu procesa.

• "Plaćena" - Konačni status predmeta nakon što je plaćanje izvršeno. Predmet "Faktura Broj 001" sada se smatra zatvorenim, a proces obrade ulaznih faktura za tu konkretnu fakturu je kompletiran

Akcije i tipovi akcija

Akcije su konkretni koraci koji se preduzimaju tokom obrade predmeta. Transformišu predmet iz jednog statusa u drugi, reflektujući napredak u obradi. Tipovi akcija su definicije tih koraka unutar procedure, dajući im ime i strukturu.

Primjer: U procesu "Obrada ulaznih faktura", akcije kao što su "Provjeravanje fakture" ili "Odobravanje za plaćanje" su koraci koji vode promjenu statusa predmeta. Tipovi akcija kao što su "Zaprimanje", "Provjeravanje", "Odobravanje", precizno su definisani unutar procedure i daju strukturu akcijama koje korisnici preduzimaju.

Razumijevanje ovih temeljnih termina OWIS sistema ključno je za uspješnu implementaciju i korištenje sistema. OWIS pruža struktuiranu, a istovremeno fleksibilnu platformu za transformaciju poslovnih procesa u jasno definisane, efikasno vođene procedure. Kroz primjere vezane za svaki termin, nadamo se da smo pružili jasniju sliku o načinu na koji OWIS sistem funkcioniše i kako se može koristiti za unapređenje poslovanja.