Dokumenti

Uvod

Modul Dokumenti u OWIS sistemu služi kao sveobuhvatan alat za upravljanje i arhiviranje dokumentacije organizacije koja je po prirodni statična, tj. ne pripada procesu/predmetu. On obuhvata niz funkcionalnosti koje olakšavaju organizaciju i upravljanje dokumentima. To uključuje sposobnosti za kreiranje, pregled, uređivanje, odobravanje, distribuciju, objavljivanje, arhiviranje i odlaganje dokumenata. Osim toga, ovaj modul osigurava sigurnost i kontrolu dokumenata pružajući funkcije kao što su definisanje pristupa, praćenje promjena, automatsko upravljanje verzijama, verifikacija autentičnosti i integriteta te generisanje izvještaja i statistike.

Šta je dokument?

U kontekstu OWIS sistema, dokument je apstraktni entitet koji predstavlja osnovnu jedinicu informacija unutar organizacije. Svaki dokument u OWIS sistemu predstavlja kombinaciju sadržaja dokumenta, pridruženih metapodataka (stalnih i konfigurisanih kroz Dizajner formi) i upravljačkih mehanizama koji omogućavaju efikasno upravljanje i kontrolu pristupa. Dokumenti u OWIS sistemu su smješteni unutar strukturirane hijerarhije direktorija koja imitira tradicionalne file sisteme, ali sa dodatnim funkcijama koje omogućavaju bolju organizaciju, sigurnost i pristup.

Dokument u OWIS sistemu nije samo fizička datoteka, već entitet koji uključuje:

• Fizički sadržaj dokumenta: Tekstualni, grafički ili drugi sadržaj koji čini osnovu dokumenta.

• Metapodaci: Dodatne informacije koje opisuju i klasificiraju dokument, uključujući autora, datum kreiranja, vrstu dokumenta i druge ključne podatke koji olakšavaju pretragu, sortiranje i upravljanje dokumentom.

• Verzije dokumenta: OWIS sistem podržava kreiranje verzija, što znači da svaka izmjena dokumenta stvara novu verziju kada je korisnik potvrdi. To omogućava korisnicima da prate historiju izmjena, vraćaju se na prethodne verzije i održavaju integritet sadržaja.

Kontrola pristupa

Kontrola pristupa je ključni element upravljanja dokumentima u OWIS sistemu. Ona osigurava da samo ovlašteni korisnici mogu pristupiti dokumentima, što je posebno važno za očuvanje privatnosti, sigurnosti i regulativnog usklađivanja. Prava pristupa dokumentima mogu se detaljno konfigurirati na razini pojedinačnih korisnika, grupa ili odjela, omogućujući fleksibilnost i granularnu kontrolu nad svakim dokumentom.

Struktura direktorija

Dokumenti u OWIS sistemu organizirani su u strukturu direktorija koja korisnicima pruža intuitivan i organizovan način za navigaciju i upravljanje dokumentima. Svaki direktorij može sadržavati poddirektorije i dokumente, omogućujući logično grupisanje sličnih ili povezanih dokumenata. Ova struktura olakšava korisnicima da efikasno upravljaju velikim količinama informacija, pronalaze potrebne dokumente i koriste ih u svakodnevnim operacijama.

Pregled i kontrola

Dokumenti unutar OWIS sistema mogu se pregledati i uređivati direktno kroz korisnički interfejs, bez potrebe za eksternim aplikacijama. Sistem također omogućava integraciju sa drugim modulima sistema, kao što su Modul Predmeti, što korisnicima pruža dodatnu fleksibilnost i funkcionalnost u korištenju dokumenta kao dijela širih poslovnih procesa.

Upravljanje dokumentima

Modul "Dokumenti" u OWIS sistemu nudi sveobuhvatne alate za organizaciju, upravljanje i arhiviranje dokumentacije organizacije. Kroz ovaj modul, korisnici mogu kreirati, pregledati, uređivati, odobravati i distribuirati dokumente, kao i pratiti njihove promjene i verzije. Ovaj modul direktno doprinosi boljoj organizaciji, većoj produktivnosti i efikasnijem upravljanju dokumentima. U nastavku, detaljnije ćemo objasniti strukturu modula "Dokumenti" i njegove ključne komponente, te kako korisnici mogu maksimalno iskoristiti njegove funkcionalnosti.

Razumijevanje dokumenata

Dokumenti u OWIS sistemu su tipovi sadržaja koji se upravljaju kao entiteti na fiksnim lokacijama. Dok modul predmeta naglašava kretanje dokumenata od jednog korisnika do drugog, modul dokumenata fokusira se na pristup sa fiksne lokacije. Ovdje dokumenti "borave" na jednoj lokaciji, a korisnici im pristupaju po potrebi. Ova distinkcija osigurava pojednostavljen pristup upravljanju dokumentima prilagođen specifičnim potrebama organizacije.

Ključne funkcije dokumenata:

• Verzioniranje: Dokumenti u OWIS-u podržavaju verzioniranje, omogućavajući korisnicima da prate promjene i održavaju historiju izmjena dokumenata. To osigurava da korisnici mogu vratiti na prethodne verzije ako je potrebno i pruža trag revizije modifikacija.

• Dodatne forme: Sistem omogućava kreiranje dodatnih obrazaca podataka koji se mogu priložiti specifičnim tipovima dokumenata ili drugim svojstvima dokumenata. Kada se dokumenti skladište u sistemu, ti obrasci olakšavaju prikupljanje metapodataka, poboljšavajući informativnu vrijednost i pretraživost dokumenata.

• Pregled i kontrola dokumenata: Dokumenti se mogu direktno pregledati unutar OWIS-a, osiguravajući da korisnici ne trebaju vanjske aplikacije za pregled sadržaja. Nadalje, dokumenti se mogu distribuirati u listama, integrirati u predmete i više, nudeći visok nivo kontrole i fleksibilnosti nad upravljanjem dokumentima.