Struktura modula dokumenti

Modul upravljanja dokumentima u OWIS sistemu strukturiran je u tri osnovne komponente korisničkog interfejsa koje zajedno omogućavaju efikasno i intuitivno upravljanje dokumentima:

• Direktoriji: Direktorij je strukturirani sistem koji omogućava organizaciju dokumenata u logičke jedinice koje olakšavaju njihovo upravljanje. Direktoriji služe za kreiranje, čitanje i uređivanje dokumenata te pružaju osnovu za sistematično skladištenje dokumentacije.

• Lista dokumenata: Lista dokumenata prikazuje se nakon odabira direktorija i pruža brz pregled sadržaja dostupnog unutar izabranog direktorija. Ova lista je ključna za brzo lociranje i pristupanje dokumentima, što korisnicima olakšava rad s velikim količinama informacija.

• Detalji direktorija/dokumenta: Ova komponenta modula prikazuje detaljne informacije o izabranom direktoriju ili dokumentu. Informacije uključuju svojstva, metapodatke i druge relevantne detalje koji su bitni za upravljanje dokumentacijom. Detalji mogu uključivati verzije dokumenta, historiju izmjena, prava pristupa i druga svojstva koja pomažu u efikasnijem upravljanju dokumentima.

• Panel za pregled dokumenata: Omogućava korisnicima da pregledaju i upravljaju dokumentima. Ovaj panel podržava različite formate dokumenata, uključujući PDF i Microsoft Office datoteke, i omogućava korisnicima da direktno učitaju, pregledaju ili modifikuju dokumente unutar sistema. Panel se aktivira odabirom dokumenta u detaljima dokumenta i prekriva direktorije i listu dokumenata.

Kroz ove komponente, modul "Dokumenti" osigurava da su svi dokumenti organizovani, lako dostupni i sigurni. Učinkovito upravljanje dokumentacijom ključno je za podršku poslovnim procesima, osiguravanje usklađenosti s regulativama i održavanje visoke razine produktivnosti unutar organizacije.

Struktura direktorija

U OWIS sistemu, modul "Dokumenti" sadrži listu direktorija organizovanu na hijerarhijski način koja korisnicima omogućava efikasno upravljanje dokumentima. Struktura direktorija je ključni element za navigaciju i organizaciju dokumentacije unutar sistema. Ovaj segment detaljno objašnjava komponente i funkcionalnosti liste direktorija.

Prikaz i navigacija

Lista direktorija se prikazuje kao "tree" struktura u lijevom dijelu ekrana modula "Dokumenti". Ova organizacija omogućava korisnicima da lako navigiraju kroz složene hijerarhije direktorija, što olakšava pronalaženje i upravljanje specifičnim dokumentima.

• Tekstualno polje za pretragu: Na vrhu liste direktorija nalazi se polje za pretragu koje korisnicima omogućava brzo lociranje željenog direktorija ili dokumenta unutar strukture.

• Narandžasti plus znak: Ikonica plusa služi za kreiranje novih direktorija na korjenskom nivou, omogućavajući korisnicima da prošire strukturu direktorija prema potrebama organizacije.

Interakcija sa direktorijima

Klikom na strelicu pored naziva direktorija, korisnici mogu proširiti ili skupiti poddirektorije, što pruža detaljan uvid u organizacionu strukturu direktorija.

• Dodavanje poddirektorija: Pored svakog direktorija nalazi se ikonica plus, koja omogućava dodavanje novih poddirektorija unutar selektovanog direktorija, čime se podržava daljnje detaljisanje strukture direktorija.

• Brisanje direktorija: Ikonica x omogućava brisanje direktorija, ali samo ukoliko je direktorij na zadnjem nivou hijerarhije, čime se osigurava da se ne uklanjaju direktoriji koji sadrže važne poddirektorije ili dokumente.

• Meni s opcijama: Tri tačke otvaraju dodatni meni koji pruža opcije kao što su izrezivanje direktorija, što korisnicima omogućava da reorganizuju strukturu direktorija premještanjem selektovanih direktorija na nove lokacije unutar hijerarhije.

Ova struktura i funkcionalnost direktorija unutar modula "Dokumenti" ključne su za efikasno upravljanje dokumentima, pružajući korisnicima fleksibilne opcije za organizaciju, pretragu i modifikaciju direktorija kako bi zadovoljili specifične potrebe njihove organizacije.

Lista dokumenata

U OWIS sistemu, modul "Dokumenti" sadrži listu dokumenata unutar direktorija koja se aktivira odabirom direktorija. Kada korisnik odabere direktorij unutar modula "Dokumenti", automatski se aktivira lista dokumenata koji se nalaze unutar tog direktorija. Ova lista je centralni element modula i smještena je u sredini korisničkog sučelja, čineći je lako dostupnom i preglednom.

Zaglavlje liste dokumenata čine:

• Tekstualno polje za pretragu: Na vrhu liste dokumenata nalazi se tekstualno polje koje omogućava pretragu dokumenta unutar trenutno odabranog direktorija. Ova funkcionalnost je ključna za brzo lociranje specifičnih dokumenata bez potrebe za ručnim pregledanjem cijele liste.

• Opcije pretrage: Pored polja za pretragu, korisnici imaju opciju da odaberu da li žele pretraživati samo dokumente unutar trenutnog direktorija ili sve dostupne dokumente u sistemu, što pruža dodatnu fleksibilnost u upravljanju dokumentima.

• Dodavanje novih dokumenata: Narandžasti plus znak iznad liste omogućava korisnicima da dodaju nove dokumente unutar odabranog direktorija. Ovo olakšava kontinuirano ažuriranje i širenje arhive dokumenata.

Interakcija sa pojedinim dokumentom

Svaki dokument u listi prikazan je kao zaseban entitet koji sadrži detaljne informacije potrebne za identifikaciju i upravljanje dokumentom.

• Ikonica i naziv dokumenta: Svaki dokument ima ikonu koja označava vrstu dokumenta (tekst, PDF, Office, itd.) uz naziv dokumenta. To korisnicima olakšava brzu identifikaciju vrste dokumenta pri pregledu liste.

• Broj i detalji dokumenta: Broj dokumenta, koji uključuje šifru za tip dokumenta, redni broj i godinu, jasno je istaknut uz detalje kao što su opis i datum kreiranja dokumenta, pružajući sve neophodne informacije na jednom mjestu.

• Opcije upravljanja: Prelaskom mišem preko dokumenta, aktiviraju se tri ikone:

  • Download: Ikona za preuzimanje omogućava korisnicima da preuzmu najnoviju verziju dokumenta.

  • Brisanje: Ikona za brisanje dokumenta pruža mogućnost uklanjanja dokumenta iz sistema, što je korisno za održavanje organizacije i ažurnosti arhive.

  • Meni sa tri tačkice: Ovaj meni nudi dodatne opcije kao što su izrezivanje dokumenta za premještanje ili dijeljenje dokumenta s drugim korisničkim grupama unutar OWIS sistema, što olakšava kolaboraciju i distribuciju dokumenata.

Sveobuhvatno, lista dokumenata u modulu "Dokumenti" pruža korisnicima jednostavan i intuitivan pristup upravljanju dokumentima, s centralizovanim alatima za pretragu, pregled i modifikaciju, omogućavajući efikasno i sigurno upravljanje dokumentacionim resursima organizacije.